La Pampa 2024
Generalmente emprendemos para tener una mayor libertad en nuestras vidas, y esperando tener más tiempo y más dinero. Pero muchas veces termina siendo todo lo contrario, los emprendedores suelen estar mucho mas ocupados en sus negocios que las personas en relación de dependencia.
La solución a este problema es sistematizar los procesos, de esta forma tendrás un negocio que trabaje para vos, ¡y no al revés! Tener procesos simples, claros y por escrito en tu emprendimiento beneficia a todos:
Emprendedor. Vas a tener más tiempo para vos, porque tendrás que atender muchas menos consultas. No vas a necesitar estar todo el día, el principal objetivo de establecer procedimientos es que el negocio pueda funcionar sin vos. Tener un sistema, es lo que te lleva de autoempleado a dueño de negocio.
Colaboradores. Las personas de tu equipo, a la larga, agradecerán contar con procedimientos simples y claros, porque ello les dará independencia al hacer su trabajo, y objetividad en la evaluación de su desempeño.
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Además, la contratación de personas es mas fácil y comienzan más rápido a producir resultados, porque tienen claro qué hacer, qué se espera de ellos, se acelera la curva de aprendizaje, y no necesitamos personal tan capacitado o con tanta experiencia para cubrir las vacantes.
Clientes. Cuando todas las personas de la empresa, todas las veces, siguen los mismos pasos al resolver las necesidades del cliente, es mucho mas probable que la calidad percibida sea similar en todas las ocasiones, que al fin y al cabo, es la razón por la que los clientes siguen volviendo.
Minimizamos el impacto que tiene el estado de ánimo de los colaboradores en la calidad de los servicios percibida por los clientes.
Negocio. Al ejecutar las tareas siguiendo el paso por paso, es mucho menos probable que se cometan errores o se omitan cosas, de esta forma se reducen los costos de reclamos y atención post venta.
Por otra parte, teniendo por escrito todos los pasos que requiere una tarea, es más fácil analizarlos y ver si es el método más sencillo, rápido, y que insume menos recursos. En caso que no lo fuera, habría que ver cómo se puede mejorar.
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¿Por dónde empiezo?
Si esta serie de beneficios te parecen que vale la pena, te estarás preguntando, ¿por dónde comienzo?
Una buena forma de hacerlo es primero dividir tu negocio en áreas, por ejemplo: comercial, operaciones y administración; y dentro de cada una de ellas, detallar las tareas o funciones que se realizan.
Para elegir con cuál empezar, te recomiendo que sea por alguna tarea sencilla, de pocos pasos, y si fuese posible, que se repita muchas veces, para rápidamente evaluar el impacto de sistematizar tu negocio.
Hay que ejecutar la tarea, e ir escribiendo todos los pasos que son necesarios hasta terminarla. Esto se debe hacer de una forma clara y sencilla, como para que cualquier persona de tu equipo, o alguien que contrates, lo pueda resolver solo.
Para cada uno de esos pasos habrá que analizar si se puede eliminar, automatizar, tercearizar, delgar, o lo hacemos nosotros. En ese orden, hasta que la tarea sea lo más eficiente posible.
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Para escribir el procedimiento se pueden utilizar viñetas o casillas de verificación. La persona que lo ejecute podrá fácilmente ir siguiendo los pasos.
En los procedimientos, es recomendable establecer estándares y objetivos de tiempo, producción de unidades, insumos utilizados, etc. de forma tal, que esta sea una base objetiva para analizar el desempeño de la persona que la realiza.
Es un trabajo arduo, pero que rinde sus frutos rápidamente. ¿No te quedó del todo claro? ¿Necesitás ayuda? Envianos un mail a Info@estudiolorda.com.ar o un mensaje en nuestras redes y te enviamos una plantilla en blanco para redactar paso a paso tu primer proceso.
Nicolás Lorda. Contador, emprendedor y docente universitario. Más de 25 años de experiencia asesorando a pymes. nlorda@estudiolorda.com.ar
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